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DOCUMENTACION DE EXPORTACION
Por Sergio Cordero Mora
DOCUMENTACION DE EMBARQUE Y LOGÍSTICA

Cuando el exportador se está preparando para embarcar un producto para el exterior, necesita estar al tanto del tipo de embalaje que debe utilizar, para la correcta protección de su producto, también es relevante el etiquetado del producto, la documentación, y los requerimientos de seguro de protección de carga.

Como la mercadería o producto deberá ser embarcada con transportistas, que en la mayoría de los casos son prestadores de servicios externos a la organización y que se contratan para realizar el traslado de nuestros productos hasta clientes distantes, el nuevo exportador debe asegurarse de seguir y cumplir todos los pasos y requerimientos para embarcar para lograr que la mercadería se encuentre:

- Correctamente embalada y etiquetada para asegurar que la mercadería sea despachada adecuadamente y que llegue a tiempo al lugar definido.
- Correctamente documentada para satisfacer los requerimientos del cliente y al mismo tiempo cumplir con la normativa del país de destino, así como también
las normativas de cobro que se aplican en destino.
- Debidamente asegurada contra todo riesgo, daño, pérdida total y robo y, en algunos casos si se estima necesario, demoras.

Debido a la variedad de consideraciones involucradas en el proceso de exportación física, la mayoría de los exportadores, tanto nuevos como experimentados, cuentan con agentes embarcadores para llevar a cabo estos servicios.

A G E N T E E M B A R C A D O R

El agente embarcador en el transporte internacional actúa como un agente para el exportador cuando se lleva la carga a los destinos del extranjero.
Estos agentes conocen las normas y reglamentos de los países extranjeros, los métodos de embarque, las reglas gubernamentales de exportación, y los documentos conectados con el comercio exterior.

Los agentes embarcadores pueden asesorar a su cliente desde el principio del negocio, aconsejando al exportador sobre los costos de fletes, gastos portuarios, derechos consulares, costo de documentación y tramitación especial, y costos de seguro, así como también los gastos de tramitación, todo lo cual ayuda al preparar cotizaciones que estas incorporen la totalidad de los gastos involucrados.

Los agentes de transporte también pueden recomendar el tipo de embalaje mas adecuado para proteger de la mejor manera la mercadería durante el viaje, traslado o transito; pueden aconsejar o sugerir la conveniencia de embalar, unitizar o empaquetar en puerto o sugerir si es necesario la utilización de contenedores.

El costo de los honorarios del Agente Embarcador debe ser incluido en el precio cobrado al cliente, al igual que los otros gastos.

Cuando un pedido está listo para ser embarcado, los agentes embarcadores deben ser capaces de revisar la documentación que ampara el despacho, como por ejemplo, las facturas comerciales, la lista de contenidos, e incluso la Carta de Crédito, si el exportador lo considera necesario y/o cualquier otro documento requerido, para asegurarse que todo esta en orden.

También pueden reservar el espacio necesario a bordo de un barco, si el exportador así lo desea.

Si la carga llega al puerto de embarque debe contar necesariamente con la tramitación de las autorizaciones antes el Servicio Nacional de Aduanas de Chile. Si el exportador aún no lo ha hecho, el o los productos no podrán ingresar al puerto y comenzaran a generar extra costos por concepto de sobre estadía, los agentes de embarque podrán hacer los arreglos necesarios con los agentes de aduana , para asegurarse que la mercadería obedece a las normas aduaneras de documentación para la exportación. Además, de asegurase que la mercadería puede ser entregada al transportista internacional a tiempo para ser cargada.

También pueden preparar el conocimiento de embarque o coordinar con la Compañía Naviera la emisión de este documento y cualquier documentación requerida.

Luego del embarque, puede remitir todos los documentos directamente a su cliente o realizar cualquier otro envío previamente convenido.

E M B A L A J E

Al embalar un producto para ser exportar, se deben tener en cuenta cuatro problemas que pueden incidir en el traslado: roturas, peso, humedad, y robo.

No existe en la actualidad una definición tacita respecto a la utilización de una forma de transporte especifica para la carga general, algunos productos se transportan en contenedores, y otros como carga a granel.

Además de los trámites normales que se encuentran en el transporte internacional, un embarque a granel transportado por un flete marítimo, puede ser cargado a los buques en una red o por un guinche, un transportador, un tobogán, u otro método, poniendo un esfuerzo acentuado en el envase.

Los productos se deben apilar uno arriba del otro en la bodega del barco para no tener un contacto violento con otra mercadería durante el viaje.

En el exterior, las operaciones de desembarque pueden ser menos sofisticadas, y la carga puede ser manipulada mediante arrastre, empujada, girada, o tirada mientras se descarga, para cumplir con su transito a través de la aduana, o su traslado al destino final.

La humedad es un problema constante porque la carga está sujeta a condensación incluso en la bodega de un barco equipada con aire acondicionado y un equipo para la humedad.

La carga puede ser descargada bajo lluvia, y algunos puertos extranjeros no cuentan con instalaciones de almacenamiento cubiertas.
Además, salvo que la carga esté protegida adecuadamente, el hurto y el robo son amenazas constantes.

Como el embalaje adecuado es esencial al exportar, generalmente el comprador especifica los requerimientos de embalaje.
Si el comprador no lo especifica requerimientos de embalaje, asegúrese de que la mercadería esta preparada teniendo las siguientes consideraciones en mente:

- Embalar en contenedores fuertes, sellados y llenados adecuadamente.
- Para proveer la disposición adecuada en el contenedor, asegúrese de que el peso está distribuido equitativamente, independientemente del
tamaño .
- La mercadería debe ser embalada en contenedores marítimos, si es posible, o en bandejas para asegurar más facilidad en el despacho.
- Los envases y el relleno de los mismos, deben ser hechos de materiales resistentes a la humedad.
- Para evitar robos, evite nombrar contenidos o marcas en los envases. Además, el fajado, sellado y la envoltura ajustada, son maneras
efectivas de impedir el robo.

Un método popular de embarque es el uso de contenedores obtenidos por transportistas o por arrendamientos privados.

Estos contenedores varían en tamaño, material y construcción y pueden acomodar más carga, pero son más adecuados para tamaños y formas de paquetes estándar.

Algunos contenedores no son más que camiones de semiremolque, a levantados de sus ruedas y ubicados en un buque en el puerto de exportación.

Luego son transferidos a otro conjunto de ruedas en el puerto de importación, para el transporte a un destino interno.

Normalmente, los embarques aéreos requieren embalajes menos pesados que los embarques marítimos, pero aún así deben estar protegidos adecuadamente, especialmente si se han embalado artículos con alto riesgo de robo.

En muchos casos, el embalaje nacional normal es aceptable, especialmente si el producto es duradero y no interesa que sea embalaje de exposición.

En otras circunstancias, son más adecuados los cartones de alta resistencia (por lo menos 250 libras por pulgada cuadrada)) o cajas construidas con pared triple.

Tanto para embarques marítimos como aéreos, los agentes de embarque y los transportistas pueden aconsejar sobre el mejor embalaje.

Las compañías de seguro para la protección de la carga, también están disponibles para realizar consultas.

Se recomienda que se contrate una empresa profesional para el embalaje para exportación, si el exportador no está equipado para esa tarea.
Este servicio generalmente se presta a un costo moderado.

Finalmente, como los costos de transporte están determinados por una relación volumen y peso, se han inventado materiales de embalaje especialmente reforzados y de peso ligero.

Si se embala la mercadería minimizando el volumen y el peso, se podrá también ahorra dinero mientras se asegura que la mercadería está embalada adecuadamente.

E T I Q U E T A D O

Se emplea un conjunto de marcas y etiquetado en los cartones y contenedores de embarques de exportación para:

- Responder a las normas de embarque,
- Asegurar un despacho adecuado,
- Ocultar la identidad de los contenidos,
- Ayudar a los destinatarios a identificar los embarques.

El comprador extranjero usualmente especifica las marcas que deben aparecer en la carga para la fácil identificación por parte de los destinatarios.
Se pueden necesitar varios conjuntos de marcas para el embarque.

Los exportadores necesitan poner la siguiente serie de marcas en los cartones para ser embarcados:

- Nombre del transportista
- País de origen
- Peso (en libras y en kilogramos)
- Número de embalajes y tamaño de las cajas ( en pulgadas y centímetros)
- Marcas de manipulación (símbolos gráficos internacionales)
- Conjunto de marcas preventivas, tales como "hacia arriba" o " no usar guinches" (en inglés y en el idioma del país de destino)
- Puerto de Destino.
- Etiquetas para materiales peligrosos ( símbolos universales adaptados por la Organización Marítima Internacional).

La legibilidad de las marcas que permita una rápida y fácil visualización es de extrema importancia para prevenir mal entendidos y demoras en los embarques.

Generalmente las letras están grabadas en los paquetes y contenedores en tinta a prueba de agua.

Las marcas deben aparecer en tres caras del embalaje, preferentemente en la parte superior, y en los dos extremos o en los dos lados.
Se deben remover por completo las marcas viejas si existieran.

Además de las marcas portuarias, el código de identificación del cliente, e indicación del origen, las marcas deben incluir el número de embalaje, peso bruto y neto, y dimensiones.

El número total de paquetes debe incluirse en el conjunto de marcas, si se está embarcando más de un paquete.
El exportador también debe incluir cualquier instrucción de manipulación en el embalaje.

Es una buena idea repetir estas instrucciones en el idioma del país de destino.

Se deben emplear símbolos internacionalmente aceptados en embarques y manipulación.

Los exportadores pueden encontrar que los reglamentos de los clientes en relación al etiquetado del producto o embalaje, son demasiado estrictos; por ejemplo, muchos países solicitan que el país de origen esté claramente etiquetado en cada embalaje de exportación, es obligación del exportador proveer a su cliente de lo solicitado y reparar cualquier cosa que no se pueda cumplir durante el cierre del negocio y no una vez cerrado, con esto se evitaran problemas comerciales de incalculable cuantía..

Muchos agentes de embarque y especialistas en embalaje de exportación, pueden proveer al exportador de la información necesaria con relación a las normas específicas.

D O C U M E N T A C I Ó N

Los exportadores deben considerar seriamente el hecho de que el agente de transporte se encargue de manejar la gran cantidad de documentación que la exportación requiere; los agentes de transporte son especialistas en este proceso.

Los siguientes documentos se emplean comúnmente al exportar; cuáles de ellos se usan realmente en cada caso, depende de los requerimientos del gobierno argentino y el gobierno del país de importación.

- Factura comercial de Exportación.
Como en una operación de venta del mercado nacional, la factura comercial es en definitiva una boleta de la mercadería, que emite el vendedor a su comprador.

Una factura comercial debe incluir información básica sobre la transacción, incluyendo una descripción de la mercadería, el nombre del transportista e individualizar tanto al vendedor como al comprador, además de los términos de entrega y pago.

El comprador necesita la factura para acreditar el cambio del titulo de propiedad de la mercadería y para establecer el pago.

Algunos gobiernos utilizan la factura comercial para fijar los derechos de aduana..

- Conocimiento de embarque.
Los conocimientos de embarque son instrumentos mercantiles, mediante los cuales el transportador marítimo certifica haber recibido a bordo de una Nave un determinado producto o conjunto de estos. Son de alguna forma contratos entre el propietario de la mercadería y el transportista.

Los conocimiento de embarque son documentos negociables, endosables y muchas veces se extienden “a la orden” o a la orden del embarcador

El cliente generalmente necesita un original o una copia como prueba de propiedad, para tomar posesión de la mercadería.

- Factura consular.
Ciertas naciones requieren una factura consular, la cual es utilizada para controlar e identificar a la mercadería.

La factura debe ser comprada o visada en el consulado del país en donde se embarca la mercadería, y generalmente debe estar preparada en el idioma de ese país.

- Certificado de origen.
El documento "Certificado de Origen" tiene como principal objetivo acreditar el origen nacional de un producto que se destina a la exportación, de acuerdo con las Normas de Origen pactadas en los respectivos Acuerdos Comerciales.

Conforme a lo anterior y por la inserción de Chile en los mercados internacionales a través de la firma de los convenios suscritos en el marco de ALADI (Acuerdos de Alcance Regional -PAR- y Acuerdos de Complementación Económica -ACE-) y los Tratados de Libre Comercio con Canadá, México, Centroamérica (en la actualidad se encuentran vigentes los Protocolos de Costa Rica y El Salvador), Unión Europea, y Corea y próximo a firmase con Estados Unidos, este documento es fundamental para los efectos de acogerse a las preferencias arancelarias que se han alcanzado.

- Constancia de inspección.
Algunos compradores y países pueden solicitar un certificado de inspección, atestiguando las especificaciones del embarque de mercadería, generalmente llevado a cabo por una tercera parte.
Las constancias de inspección generalmente se obtienen de organizaciones de control independientes.

- Certificado de seguro.
Si el exportador provee el seguro para la operación de exportación, lo que debe estar definido por los Incoterms utilizados, el certificado del mismo debe establecer el tipo y monto de cobertura. Son también documentos negociables, endosables y muchas veces se extienden “a la orden”.

Lista de empaque
Una lista de empaque de exportación es mucho más detallada e informativa que una lista de empaque nacional, y además la primera especifica el material de cada paquete individual e indica el tipo de envase: caja, cajón, tambor, cartón, y demás.

Muestra los pesos individuales, netos, legales, tara, y bruto, así como también las medidas de cada paquete
Deben mostrarse las marcas de embalaje junto con las referencias del transportista y del comprador.

La lista de empaque debe adjuntarse a la documentación que se envía al exterior.


La documentación debe ser precisa.

Las pequeñas discrepancias u omisiones, pueden obstaculizar la exportación de mercadería, dando por resultado la falta de pago a las compañías exportadoras, o la confiscación de mercadería de exportación por la aduana extranjera.

Los documentos de embarque que se utilizaran para realizar el cobro están sujetos a los tiempos límite establecidos y no serán aceptados por ningún banco si están fuera de fecha.

Gran parte de la documentación es rutina para los agentes o despachantes de aduana que actúan en representación de la empresa, pero el exportador es responsable en última instancia de la precisión de la documentación.

El número de documentos que el exportador debe manejar varía dependiendo del destino de embarque.

Como cada país tiene reglamentos de importación diferentes, el exportador debe tener cuidado de brindar la documentación correcta.


E M B A R Q U E
El manejo del transporte es similar para ordenes nacionales y de exportación.

Las marcas de exportación deben agregarse a las normas de información que aparecen en un conocimiento de embarque, y debe contener el nombre del transportista de exportación y la última fecha de llegada permitida, al puerto de exportación.

El exportador también debe incluir instrucciones para que el transportista, notifique telefónicamente al agente de transporte internacional a su llegada.

Los envíos internacionales se están realizando cada vez más a través de un conocimiento de embarque bajo contrato multimodal.

El operador del transporte multimodal (generalmente uno de los transportistas) se encarga y responsabiliza del transporte completo de la fábrica al destino final.

Puede ser de utilidad para el exportador consultar a un agente de exportación, cuando se va a determinar el método de embarque.

Como los vehículos de transporte se usan para embarques mayores o a granel, el exportador debe reservar lugar en el vehículo mucho antes de la fecha real de embarque ( esta reserva se denomina contrato de reserva).

El embarcador debe considerar el costo del embarque, cronograma de entrega, y accesibilidad del producto embarcado por parte del comprador extranjero, cuando se determina el método de embarque internacional.

A pesar de que los transportes aéreos son más caros, sus costos pueden ser compensados por menores costos de embarque ( porque pueden usar aeropuertos locales en lugar de puertos marítimos costeros), y tiempos de entrega más rápidos.

Estos factores pueden dar al exportador ventaja sobre otros competidores, cuyos servicios a cuenta pueden ser menos precisos.

Antes del embarque, la compañía debe asegurarse que chequeó con el comprador extranjero el destino de la mercadería.

Los compradores generalmente desean que la mercadería sea embarcada a una zona de comercio libre o a un puerto libre, donde la mercadería está exenta de derechos aduaneros.

S E G U R O
Los embarques de exportación generalmente están asegurados contra pérdida, daño, y retraso en tránsito por el seguro de la carga.

Para los embarques internacionales, la responsabilidad contractual del transportista, frecuentemente se encuentra limitada por acuerdos internacionales y consecuentemente la cobertura es diferente a la nacional.

Los trámites para asegurar la carga pueden ser hechos tanto por el comprador como por el vendedor, dependiendo de los términos de venta.

Se aconseja a los exportadores, consultar con transportistas de seguro internacional o agentes de transporte para más información.

Las malas condiciones temporales, el maltrato por parte de los transportistas, y otros daños comunes de la carga hacen del seguro marítimo una protección importante para exportadores argentinos.

Si los términos de la venta hacen a la compañía responsable del seguro, esta debe obtener su propia póliza o asegurar la carga bajo la póliza de un transportista, por un honorario determinado.

Si los términos de venta hacen responsable al comprador extranjero, el exportador no debe asumir (o incluso tomar la palabra del comprador), que se ha obtenido el seguro adecuado.

Si el comprador se niega a obtener cobertura u obtiene muy poca, el daño de la carga puede causar una pérdida financiera mayor al exportador.






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